میز خدمت توسعه یافته
سازمان اداری و استخدامی کشور درسال ۹۶ طبق دستورالعمل به شماره ۱۵۳۸۵۸۸ به ادارات و سازمان ها ابلاغ کرد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین رضایت‌مندی آنان، دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلف هستند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل نرم‌افزار میز خدمت الکترونیکی و آموزش پرسنل آن اقدام کنند.
میز خدمت توسعه یافته (Help Desk) در قالب چند فرایند مهم و منسجم چرخه کارهای ورودی به سازمان شامل انواع درخواست‌ها و رویدادها و… می باشد.
مزایای استفاده از میز خدمت
- ارتقاء رضایت ارباب رجوع و بهبود میزان اعتماد آن‌ها به سازمان
- بهبود حل و رفع تمامی درخواست های فناوری اطلاعات ورودی به سازمان از سوی مراجعان
- بهبود میزان بهره‌وری منابع پشتیبانی فناوری اطلاعات
- ارتقاء مدیریت پیشگیرانه مسائل و رویدادهایی که تعداد درخواست آن‌ها از سوی کاربران بالا است
- مدیریت و کنترل اثر بخش
سیستم معرفی کارکنان و نمایش چارت سازمان
یکی از قابلیت‌های منحصر به فرد نرم‌افزار میز خدمت دانش آوران نمایش و ساخت چارت سازمانی است که از مزایای این مورد علاوه بر شفاف سازی مسئولیت و وظایف هر بخش ارباب رجوع می‌تواند از چارت شخص مورد نظر را با نام و یا سمت موردنظر جستجو کند و به راحتی توسط سیستم مسیریابی به صورت دو بعدی یا سه بعدی به اتاق شخص مورد نظر مراجعه کند.
یکی از موارد حائز اهمیت در سازمان‌ها و محل قرارگیری پرسنل در داخل سازمان می‌باشد. تیم طراحی شرکت دانش آوران قابلیت مسیریابی را در نرم‌افزار میز خدمت قرار داده است و با کلیک بر روی آیکون موقعیت مکانی در زیر عکس هر فرد در قسمت چارت سازمانی مسیر رسیدن به اتاق مسئول مورد نظر در سازمان را به کاربر نمایش می‌دهد.
سیستم نظرسنجی سازمان
- دریافت پارامتر های تعریف شده، مشخصات فرد و شماره موبایل جهت ورود به سامانه
- قابلیت ساخت انواع پرسش و پاسخ، شکایت، نظر سنجی و…
- اطلاع از میزان رضایت ارباب رجوع با نظرسنجی پس از رسیدگی توسط سازمان
- ایجاد سوالات گزینه‌ای
- ثبت درخواست و شکایت
- پیگیری درخواست و شکایت
- ثبت پیشنهادات
- پیگیری مکاتبات
- پیگیری درخواست خدمات
- نظرسنجی
- پرسش‌های متداول
- ارائه محیط جذاب و واکنشگرا برای مشاهده در موبایل
- تولید گزارشات متنوع در خصوص کیفیت پاسخگویی پرسنل، میانگین زمان پاسخگویی، درخواست‌های متداول و …
- تعریف و ثبت انواع سوالات گزینه‌ای و تشریحی
روزمه ها و اخبار سازمان
یکی دیگر از نیازهای یک سازمان نمایش رویدادها و اخبار مربوط به سازمان می‌باشد در این راستا نیز شرکت دانش آوران یک قسمت از نرم‌افزار میز خدمت را به اخبار اختصاص داده است تا ارباب رجوع را از روند سازمانی خود با خبر سازید.
همچنین امکان نمایش صفحه اول روزنامه‌های هر روز در نرم‌افزار میز خدمت دانش آوران از دیگر گزینه‌های جذابی می‌باشد که برای سازمان در نظر گرفته شده است.
پیگیری درخواست های سازمان
پیگیری درخواست‌های ارباب رجوع از دیگر موارد مهم دیگر موجود در نرم‌افزار میز خدمت دانش آوران است که با اتصال نرم‌افزار با سیستم خود سازمان پیاده‌سازی می‌گردد و ارباب رجوع می‌تواند با مراجعه به سیستم میز خدمت از روند عملیاتی درخواست‌های خود مطلع شود.